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Sede Electrónica

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Factura electrónica

Puedes dirigir tus dudas o preguntas al siguiente buzón de correo: facturae@unavarra.es

Información de interés

Presentación de facturas por los proveedores de la Universidad
Códigos FACE de las unidades de la Universidad
Ventajas para los proveedores
Documentos y enlaces de interés
Descargas y servicios de utilidad
Normativa

 

Presentación de facturas por los proveedores de la Universidad

Como consecuencia de la aplicación de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de las facturas en el Sector Público, se modifica el procedimiento de presentación y gestión de las facturas en la Universidad Pública de Navarra.

Nueva información a incluir en todas las facturas

Los proveedores que hayan entregado bienes o prestado servicios a la Universidad deberán incluir en sus facturas (tanto electrónicas como en papel) nuevos campos. Estos campos son:

CAMPO CONDICIÓN INFORMACIÓN ADICIONAL
Oficina Contable Obligatorio Se corresponden con los códigos de la unidad que demanda el bien o servicio en el sistema «Directorio Común de Unidades Orgánicas y Oficinas DIR3». Los demandantes del bien o servicio deberán facilitar los códigos correspondientes al proveedor en el momento de realizar el pedido. El proveedor también podrá consultar los códigos de los campos obligatorios de la Universidad en la plataforma  FACe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración General del Estado) y en este documento.
Órgano Gestor Obligatorio
Unidad Tramitadora Obligatorio
Órgano proponente

Obligatorio para Investigación


Opcional Resto


- sin código predeterminado 

Investigación: Obligatorio incluir en el código del Órgano Proponente el código del proyecto, compuesto de 10 dígitos que le facilitará el demandante del pedido. En la descripción se podrá introducir información adicional como la referida al nombre y dos apellidos del investigador responsable de la adquisición.

Resto: Opcional, se deberá incluir la información que, en su caso, facilite el demandante del pedido referida al nombre y dos apellidos del investigador responsable de la adquisición o código del proyecto.
 

En el caso de la factura electrónica, el proveedor recogerá estas unidades, oficinas y órganos bajo la etiqueta de centros administrativos del “<BuyerParty>” de la factura. Los campos en los que se deben introducir los datos son los relativos al “Código” y a la “Descripción”. Siguiendo el esquema del formato Facturae versión 3.2.x.:
Descripción ROL RoleTypeCode CentreCode
Oficina Contable Fiscal 01 Código DIR3
Órgano Gestor Receptor 02 Código DIR3
Unidad Tramitadora Pagador 03 Código DIR3
Órgano proponente Comprador 04 Código facilitado por Upna
 
Expediente de contratación Opcional

- código EXP. -

 Se deberá incluir la información que, en su caso, facilite el demandante del pedido referida al código del expediente contable del pedido). La estructura del código es la siguiente: xxxx/xxxxxxx, con un total de 12 dígitos: 4 dígitos para el año, 1 dígito para la barra de separación (/) y 7 dígitos para un secuencial del expediente. Por ejemplo: 2015/0000027.
En el caso de la factura electrónica, la información del número del expediente de contratación asociado a la factura, deberá recogerse en el campo <FileReference> de la primera línea de los conceptos de la factura.

Cómo presentar una factura

El proveedor que expida facturas por la entrega de bienes o los servicios prestados a la Universidad Pública de Navarra podrá presentarla en formato electrónico o en papel.

FACTURA ELECTRÓNICA FACTURA EN PAPEL
Algunos proveedores tendrán OBLIGACIÓN de presentarlas en formato electrónico (conforme a lo establecido en el artículo 4 de la Ley 25/2013). ¡¡ Vea las VENTAJAS que tiene frente a la factura en papel !! El proveedor que expide la factura en papel la presentará en el registro administrativo de la Universidad, bien en el Campus de Pamplona o en el de Tudela. Ver horarios y localización de las oficinas de Registro.
Presente aquí sus facturas, sin desplazarse:

 

Requisitos técnicos de las facturas electrónicas

Las facturas electrónicas se ajustarán al formato estructurado de factura electrónica Facturae versión 3.2.x. y deberán estar firmadas electrónicamente con un certificado electrónico reconocido (admitido por el FACe). 

>>> Para generar las facturas con este formato podrá utilizar:

 

Ventajas para los proveedores

Entre las ventajas que supondrá la factura electrónica destacan las siguientes:

Mejora del servicio a los proveedores

  • Mayor eficiencia debido a la generación, envío y recepción automática e inmediata de las facturas. Además, se reducen los plazos de emisión y entrega y disminuyen los errores por registro manual en las Administraciones (los datos originales que introduce el proveedor llegan a su destino automáticamente).
  • Seguridad y rapidez en la presentación de facturas y emisión de los comprobantes. Los proveedores disponen de todas las garantías en el registro y la recepción de las facturas por parte de la Administración.
  • Consulta de facturas presentadas electrónicamente. El proveedor puede conocer en todo momento cuál es el estado de tramitación de sus facturas -si ya han sido registradas y aceptadas-, para así planificar mejor su tesorería.
  • Mayor protección del proveedor, reduciendo la morosidad del sector público, y permitiendo un mejor control contable de las facturas pendientes de pago, lo que contribuirá a mejorar el control del gasto público y reforzar la transparencia.

Reducción de costes y sostenibilidad

  • Ahorro en costes derivados de emisión, envío y archivo de las facturas respecto a los procesos de facturación en papel tradicionales.
  • Disminución del uso de papel, lo que contribuye a la preservación del medio ambiente.

 

Documentos y enlaces de interés

 

Descargas y servicios de utilidad

Generación de facturas electrónicas

El Ministerio de Industria, Energía y Turismo ha desarrollado una aplicación de gestión de facturación electrónica que permite la generación de facturas en el formato requerido por la ley 25/2013 de una manera cómoda y sencilla. Un programa especialmente dirigido a PYMEs, microPYMEs y autónomos.

Programa informático gratuito para generación de facturas electrónicas (para facturar a las AA.PP.):

DESCARGAR APLICACIÓN DE ESCRITORIO

 

Servicios de utilidad para la gestión de facturas electrónicas

Validación de facturas electrónicas

Visualización de facturas electrónicas

Conversión entre versiones del formato facturae

 

Normativa

Ley de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público:

Orden ministerial sobre la expedición y presentación de facturas por medios electrónicos cuando el destinatario de las mismas sea la Adminsitración General del Estado u organismos públicos vinculados o dependientes de ésta:

Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación:

Orden ministerial por la que se regulan los requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas en el Sector Público:

Orden ministerial por la que se regulan las condiciones técnicas y funcionales del Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas:

Resolución por la que se establecen las condiciones de uso del FACE-Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la AGE:

Resolución por la que se establecen las condiciones técnicas normalizadas del punto general de entrada de facturas electrónicas: